Ein aktualisierbares Inhaltsverzeichnis in Word erstellen – eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Anleitung, Tipps, Beispiele - aktualisierbares Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
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22 Feb Ein aktualisierbares Inhaltsverzeichnis in Word erstellen – eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Funktion eines Inhaltsverzeichnisses

Ein Inhaltsverzeichnis erfüllt mehrere Funktionen. Zum einen dient es als Wegweiser durch eine umfangreiche Arbeit, weswegen Bachelorarbeiten, Masterarbeiten, Diplomarbeiten oder Dissertationen und dergleichen ein Inhaltsverzeichnis aufweisen müssen. Es bietet einen strukturierten Überblick über die Inhalte der schriftlichen Arbeit (vgl. Samac, Prenner & Schwetz 2009: 58). Dies ist sowohl für den/die VerfasserIn selbst als auch für den/die BegutachterIn sowie andere Leser von Bedeutung.

Zum anderen widerspiegelt das Inhaltsverzeichnis den Aufbau der wissenschaftlichen Arbeit. Anhand eines Inhaltsverzeichnisses kann ein/e BegutachterIn bereits ablesen, wie die Fragestellung der Abschlussarbeit beantwortet wurde. Die Gewichtung der einzelnen Kapitel sowie die Vorgehensweise werden offen gelegt – der sprichwörtliche rote Faden zeigt sich (vgl. Andermann, Drees & Grätz 2006: 85).

Zu guter Letzt ist das Inhaltsverzeichnis auch eine Art Visitenkarte, die nicht nur Auskunft über die Gliederung Deiner Arbeit gibt, sondern auch zeigt, ob Du formale Vorgaben einhalten kannst. Ein sauber gegliedertes und übersichtlich formatiertes Verzeichnis hinterlässt einen positiven Eindruck (vgl. z. B. Samac, Prenner & Schwetz 2009: 58).

Wie fügt man ein Inhaltsverzeichnis in Word ein?

In diesem Kapitel erhältst Du anhand von Screenshots eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man in Word 2013 ein automatisch aktualisierbares Inhaltsverzeichnis einfügt. Dieses Procedere ist mit der Vorgehensweise in früheren Versionen von Word nahezu identisch, lediglich die Screenshots unterscheiden sich voneinander. Einleitend werden die Vorteile eines solchen Inhaltsverzeichnisses dargelegt.

Die Vorteile eines automatisch aktualisierbaren Inhaltsverzeichnisses

Das Erstellen eines automatisch aktualisierbaren Inhaltsverzeichnisses ist vor allem beim Verfassen umfangreicher Arbeiten unabdingbar. Der große Vorteil ist, dass sich Seitenzahlen und Änderungen in der Überschriftenstruktur (egal, ob grundlegende Änderungen oder lediglich Umformulierungen) mit nur einem Mausklick aktualisieren lassen. Muss man Änderungen händisch aktualisieren, unterlaufen einerseits sehr leicht Fehler, andererseits ist dies in den meisten Fällen eine sehr zeitaufwendige Prozedur. Gerade beim Verfassen größerer Arbeiten verliert man damit wertvolle Zeit.

Die Verwendung von Formatvorlagen

Bei Formatvorlagen handelt es sich um stilistische Vorlagen, die einem Textabschnitt per Mausklick zugeordnet werden können. Für die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses relevant sind die Vorlagen Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 etc. sowie Standard. Während der Fließtext von vorneherein als Standard formatiert ist, müssen die Formatvorlagen „Überschrift eins bis …“ den Kapitelüberschriften zugeordnet werden. Wird der Text nicht mithilfe von Formatvorlagen formatiert, kann in weiterer Folge kein aktualisierbares Inhaltsverzeichnis erstellt werden.

Verwendung von Formatvorlagen in Bachelorarbeit oder Masterarbeit

(Die Formatvorlagen können in der Registerkarte „Start“ ausgewählt werden. Markiere dazu jenen Textteil, der formatiert werden soll und klicke im Bereich „Formatvorlagen“ auf die gewünschte Vorlage.)

Es ist ratsam, ein vorläufiges Inhaltsverzeichnis bereits vor dem Verfassen des Textes zu erstellen, um die Gedankengänge besser gliedern zu können und um den Aufbau der Arbeit übersichtlich konzipieren zu können. Dieses vorläufige Inhaltsverzeichnis wird mithilfe von Formatvorlagen formatiert. Hauptüberschriften erhalten die Vorlage „Überschrift 1“, Unterüberschriften die Vorlagen „Überschrift 2, 3 oder 4“. auf diese Weise erhältst Du eine brauchbare Arbeitsvorlage, die Du als Grundlage für die Texterstellung verwenden kannst. Als nächsten Schritt widmest Du Dich mit voller Konzentration dem Verfassen Deines Textes.

Formatierung des vorläufigen Inhaltsverzeichnisses für eine Masterarbeit oder Bachelorarbeit

(Formatierung des vorläufigen Inhaltsverzeichnisses mithilfe von Formatvorlagen.)

Das Einfügen des Inhaltsverzeichnisses

Sobald Du mit dem Verfassen des Textes fertig bist oder die Notwendigkeit siehst, das Inhaltsverzeichnis aus Gründen der Übersichtlichkeit schon während des Schreibprozesses einzufügen, erfolgt die Erstellung des automatischen Inhaltsverzeichnisses.

Als ersten Schritt setzt Du den Cursor an jene Stelle, an der das Verzeichnis erstellt werden soll. Das ist in den meisten Fällen die erste Seite nach dem Deckblatt oder dem Abstract. Erkundige Dich in den formalen Richtlinien Deiner Universität beziehungsweise Deines Institutes, wie dies in Deinem Fall gehandhabt werden muss.

Danach wählst Du in der Registerkarte „Verweise“ die Option „Inhaltsverzeichnis“ aus.

Einfügen des Inhaltsverzeichnisses einer Masterarbeit oder Bachelorarbeit

Nun hast Du die Wahl zwischen mehreren Formatvorlagen, nämlich „Automatische Tabelle 1“, „Automatische Tabelle 2“ und „Manuelle Tabelle“. Während sich die automatischen Tabellen aktualisieren lassen, müssen manuelle Tabellen manuell aktualisiert werden. Daher empfiehlt es sich, eine automatische Tabelle zu wählen.

Bachelorarbeit oder Masterarbeit: Formatvorlagen Inhaltsverzeichnis

Word generiert anhand der Formatvorlage „Überschrift 1 bis 3“ nun ein Inhaltsverzeichnis. Dieses ist im folgenden Screenshot abgebildet.

Generierung eines Inhaltsverzeichnises einer Bachelorarbeit oder Masterarbeit

Um das Verzeichnis automatisch zu aktualisieren, klickst Du mitten im Inhaltsverzeichnis auf die rechte Maustaste.

Automatisches aktualisieren einer Masterarbeit oder Bachelorarbeit

Du hast nun die Möglichkeit, nur Seitenzahlen zu aktualisieren oder das gesamte Inhaltsverzeichnis.

Bachelorarbeit oder Masterarbeit: Seitenzahlen aktualisieren

TIPP:

  • Es ist empfehlenswert, nach dem Beenden aller Formatierungsmaßnahmen des Haupttextes das gesamte Inhaltsverzeichnis zu formatieren. Denn nur auf diese Weise werden Änderungen in den Kapitelüberschriften ins Inhaltsverzeichnis übernommen.

Das Formatieren und Modifizieren eines Inhaltsverzeichnisses

Um das Layout Deines Inhaltsverzeichnisses zu ändern, klickst Du auf Verweise → Inhaltsverzeichnis und danach auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.

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Im Dialogfeld „Inhaltsverzeichnis“ kannst Du nun Änderungen vornehmen.

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Auf diese Weise lassen sich Seitenzahlen rechtsbündig oder linksbündig formatieren. Bezüglich der Füllzeichen hast Du die Auswahl zwischen mehreren Varianten.

Um das Aussehen des gesamten Verzeichnisses zu verändern, klickst Du auf die Liste „Formate“. Nun hast Du die Auswahl zwischen mehreren Formatvorlagen. Die Seitenansicht links oben bietet Dir eine Vorschau der gewählten Optionen.

Mithilfe der Funktion „Ebenen anzeigen“ wählst Du aus, wie viele Überschriftenebenen in Dein Inhaltsverzeichnis übernommen werden sollen.

Bestätige die Änderungen mit „OK“.

Um weitere Änderungen vorzunehmen, klickst Du auf „Optionen“.

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In diesem Menü kannst Du auswählen, anhand welcher Formatvorlagen das Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll. Du hast die Wahl, die Inhaltsverzeichnisebenen anders zu definieren und zu modifizieren. Auf diese Weise kann man beispielsweise Inhaltsverzeichnisse mit vier oder mehr Gliederungsebenen erstellen.

Fazit

Das automatisch aktualisierbare Inhaltsverzeichnis bietet eine Menge Vorteile: Zum einen ist es eine enorme Arbeitserleichterung, da Seitenzahlen – die ein verpflichtender Bestandteil eines Inhaltsverzeichnisses sind – nicht händisch auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Außerdem können textliche Änderungen der Überschriften ebenfalls per Mausklick übernommen werden.

Des Weiteren kann ein solches Inhaltsverzeichnis mit vergleichsweise wenig Aufwand formatiert werden. Eine saubere Formatierung (z. B. Seitenzahlen rechtsbündig, Verwendung von Füllzeichen, einheitliche Einrückung von Hierarchieebenen, Einfügen von Kapitelnummerierungen etc.) hinterlässt einen positiven Eindruck und hilft, die Gliederung der Arbeit mit wenigen Blicken zu erfassen.

Quellenangaben und weiterführende Literatur

Andermann, Ulrich; Drees, Martin & Götz, Frank (2006): Wie verfasst man wissenschaftliche Arbeiten? 3. Aufl. Mannheim: Dudenverlag.

Samac, Klaus; Prenner, Monika & Schwetz, Herbert (2009): Die Bachelorarbeit an Universität und Fachhochschule. Wien: Facultas.

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Über den Autor:
marina.feidel@mentorium.de

Marina Feidel studierte Wirtschaftswissenschaften (Regionalmanagement) an der FH Eberswalde. Während ihres Studiums hat Frau Feidel bereits als Tutorin ehrenamtlich Studenten zum Thema "Wissenschaftliches Schreiben" betreut. In einem Redaktionsteam hat Sie an unserem kostenlosen und umfangreichen eBook (Ratgeber) zum Thema "Wissenschaftliches Arbeiten" mitgewirkt und dabei ihr Wissen und ihre Erfahrung in der wissenschaftlichen Betreuung von Studenten einfliessen lassen. Frau Feidel unterstützt mit ihren ehrenamtlichen Beiträgen zur Mentorium Wissensdatenbank auch in Zukunft Studenten bei der Erstellung von Hausarbeiten, Seminararbeiten, Bachelorarbeiten und Masterarbeiten.



 

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