Aktualisierbares Abbildungsverzeichnis in Word erstellen – Anleitung, Tipps, Beispiele

Aktualisierbare Abbildungsverzeichnis in Word erstellen - Beispiele, Anleitung, Tipps
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06 Sep Aktualisierbares Abbildungsverzeichnis in Word erstellen – Anleitung, Tipps, Beispiele

Die Funktion eines Abbildungsverzeichnisses

In einer Bachelorarbeit oder Masterarbeit werden in der Regel komplexe Sachverhalte dargelegt. Im Zuge des Verfassens werden beispielsweise Daten generiert, Experimente durchgeführt, Daten ausgewertet, Skizzen angefertigt, Arbeitsschritte fotografiert, Anschauungsobjekte abgebildet und vieles mehr. Beschränkt man sich nur auf das Beschreiben der Vorgehensweise und der Ergebnisse, können wesentliche Informationen entweder verloren gehen oder in einem nicht adäquaten Licht erscheinen. Aus diesem Grund werden zur Untermauerung in der Regel Abbildungen eingefügt, wenn dies dem Verständnis dient und komplexe Zusammenhänge dadurch veranschaulicht werden können.

Werden in einer Bachelorarbeit oder einer Masterarbeit Abbildungen verwendet, ist es notwendig, diese in einem Abbildungsverzeichnis übersichtlich anzuführen. Dieses Verzeichnis dient dem Auffinden der in der Arbeit verwendeten Fotos, Skizzen und Zeichnungen.

Der Aufbau eines Abbildungsverzeichnisses

Im Wesentlichen erfüllt ein Abbildungsverzeichnis dieselbe Funktion wie ein Inhaltsverzeichnis: Es ermöglicht die leichtere Auffindbarkeit von Inhalten – in diesem Fall von Abbildungen. Aus diesem Grund muss ein Abbildungsverzeichnis folgende Informationen beinhalten: Nummer der Abbildung, Titel und Beschreibung der Abbildung und die Seitenzahl. Des Weiteren ist es wichtig, dass die Abbildungen in der exakt gleichen Reihenfolge aufgelistet werden wie sie in der Arbeit vorkommen.

Wie fügt man ein Abbildungsverzeichnis in Word 2013 ein?

Anhand von Screenshots erhältst Du in diesem Kapitel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ein automatisch aktualisierbares Abbildungsverzeichnis in Word 2013 eingefügt werden kann. Die Vorgehensweise unterscheidet sich dabei nicht wesentlich von den Vorgängerversionen von Word, sodass Du diese Anleitung auch verwenden kannst, wenn Du mit einer früheren Version arbeitest. Einzig die Screenshots unterscheiden sich.

Die Vorteile des automatisch aktualisierbaren Abbildungsverzeichnisses

Die Verwendung von automatisch aktualisierbaren Verzeichnissen ist vor allem beim Verfassen umfangreicher Arbeiten von Vorteil. Änderungen des Abbildungstextes, der Nummerierung sowie der Seitenzahlen können mithilfe eines Mausklicks in das Verzeichnis übernommen werden. Das manuelle Aktualisieren, welches sehr fehleranfällig ist und zudem sehr zeitaufwendig, entfällt auf diese Weise. Gerade wenn in der Bachelorarbeit oder Masterarbeit viele Abbildungen verwendet werden, sollte daher auf ein automatisch aktualisierbares Abbildungsverzeichnis nicht verzichtet werden.

Voraussetzungen

Word generiert das Abbildungsverzeichnis anhand der Beschriftungen, die einer Abbildung hinzugefügt sind. Aus diesem Grund musst Du jede Abbildung mit der programminternen Funktion beschriften.
Setze als ersten Schritt den Cursor an jene Stelle, an der Du die Abbildung einfügen möchtest. Klicke danach auf die Registerkarte „Einfügen“ und wähle aus, welche Art von Abbildung Du einfügen möchtest.

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Abbildung 1: Abbildung einfügen.

Als nächsten Schritt klickst Du mit der rechten Maustaste direkt auf die Abbildung. Danach öffnet sich folgendes Menü, bei dem Du „Beschriftung einfügen“ auswählst.

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Abbildung 2: Beschriftung einfügen.

Als nächster Schritt öffnet sich folgendes Dialogfeld:

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Abbildung 3: Dialogfeld Beschriftung einfügen.

Hier kannst Du zunächst die Abbildungsbeschriftung einfügen. Außerdem kannst Du wählen, wie Deine Objekte bezeichnet werden sollen. Neben „Abbildung“ stehen auch „Tabelle“ oder „Formel“ zur Verfügung. Selbstverständlich kannst Du auch eigene Bezeichnungen kreieren. Des Weiteren kannst Du wählen, wo die Beschriftung platziert werden soll. Mithilfe der Option „Nummerierung“ kannst Du die Nummerierung modifizieren.

Eine hilfreiche Sache ist die Funktion „AutoBeschriftung“. Damit kannst Du definieren, bei welchen Dateitypen Word 2013 automatisch eine Beschriftung generieren soll. Auf diese Weise ersparst Du Dir den rechten Mausklick auf die Abbildung, da Word die Beschriftung direkt ins Dokument einfügt. Du musst lediglich den Titel der Abbildung hinzufügen. Die Vorteile sind zum einen eine Zeitersparnis, zum anderen aber auch die Tatsache, dass Du das Einfügen einer Beschriftung nicht mehr vergessen kannst.

Das Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses

Die Erstellung eines Abbildungsverzeichnisses erfolgt entweder nach Beendigung der Bachelorarbeit bzw. Masterarbeit oder zu dem Zeitpunkt, an dem Du die Notwendigkeit siehst, Dir einen Überblick über die bereits verwendeten Abbildungen zu verschaffen.

Zunächst platzierst Du den Cursor an jene Stelle, an welcher das Abbildungsverzeichnis erstellt werden soll.

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Abbildung 4: Die Option „Abbildungsverzeichnis einfügen“ auswählen.

Es öffnet sich folgendes Menü, wo Du Einstellungen hinsichtlich des Verzeichnisses treffen kannst:

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Abbildung 5: Einstellungsmöglichkeiten.

Zum einen kannst Du bestimmen, ob Seitenzahlen angezeigt werden sollen. Bei einer wissenschaftlichen Arbeit ist dies erforderlich. Zum anderen kannst Du die Seitenzahlen links- oder rechtsbündig formatieren und die Füllzeichen modifizieren. Üblicherweise werden Seitenzahlen rechtsbündig formatiert und Füllzeichen verwendet. Du hast außerdem die Möglichkeit, die Beschriftungskategorie zu ändern. Auf diese Weise kannst Du beispielsweise je ein separates Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis einfügen.

Die Funktionen „Optionen“ und „Ändern“ bieten die Möglichkeit, die Formatierung des Abbildungsverzeichnisses zu adaptieren.

Wenn Du alle Einstellungen getroffen hast, klickst Du auf „OK“. Word 2013 generiert nun anhand der Abbildungsbeschreibungen, die sich im Dokument befinden, ein Abbildungsverzeichnis. Im Fall dieses Artikels sieht das Abbildungsverzeichnis wie folgt aus:

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Abbildung 6: Abbildungsverzeichnis der Screenshots für diesen Artikel.

Nach der Beendigung des letzten Korrekturdurchganges sowie aller Arbeiten an der Formatierung der Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation ist es ratsam, alle Verzeichnisse nochmals zu aktualisieren. Es ist möglich, dass die Position von Abbildungen im Zuge dieser Arbeiten verschoben wurde. Außerdem kann es sein, dass Du Abbildungen im Zuge der Überarbeitung gelöscht hast.

Um das Verzeichnis zu aktualisieren, klickst Du mitten im Verzeichnis auf die rechte Maustaste, wodurch sich folgendes Menü öffnet:

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Abbildung 7: Verzeichnis aktualisieren.

Wähle die Option „Felder aktualisieren“, nun hast Du zwei Möglichkeiten: Du kannst entweder das gesamte Verzeichnis aktualisieren oder nur die Seitenzahlen.

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Abbildung 8: Verzeichnis aktualisieren Auswahlmöglichkeiten.

TIPPS:

  • Bei umfangreichen Überarbeitungen ist es ratsam, immer das gesamte Verzeichnis zu aktualisieren, um auch etwaige Änderungen des Beschreibungstextes in das Verzeichnis zu übernehmen.
  • Beachte beim Löschen einer Abbildung, dass Du auch die Abbildungsbeschriftung entfernst. Unterlässt Du dies, scheinen in Deinem Abbildungsverzeichnis womöglich Beschriftungen auf, zu denen es keine Abbildungen mehr gibt.

Fazit

Automatisch aktualisierbare Abbildungsverzeichnisse bieten zwei Vorteile: Einerseits entfällt das manuelle Anpassen der Seitenzahlen sowie der Abbildungsbeschreibungen nach Abschluss der Texterstellung. Dadurch ergibt sich eine enorme Zeitersparnis, sodass Du anderen wichtigen Aspekten mehr Zeit widmen kannst. Außerdem unterlaufen Dir diesbezüglich keine Fehler. Andererseits kannst Du mit der Funktion „AutoBeschriftung“ automatische Beschriftungen erstellen lassen. Auf diese Weise passiert es nicht, dass Du in der Hitze des Gefechts vergisst, bei der einen oder anderen Abbildung Beschriftungen zu erstellen. Du kannst sicher sein, dass Word beim Erstellen des Abbildungsverzeichnisses wirklich alle Abbildungen auflistet – auch jene, denen Du keine Beschriftung verpasst hast, weil Du dies übersehen hast.

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