Inhalt
- Was ist ein Telefoninterview?
- Warum ein Telefoninterview?
- Vorbereitung auf ein Telefoninterview
- Ablauf eines telefonischen Erstgesprächs
- Selbstpräsentation im Telefoninterview
- Telefoninterview Fragen
- So punktet man im Telefoninterview
- Checkliste: Do‘s & Don‘ts im Telefoninterview
- FAQs zum Telefoninterview
- Literatur
Das Telefoninterview ist ein wichtiges Mittel, mit dem sich Personaler und Recruiter ein Bild von Deiner Persönlichkeit machen. Bevor Du also den Anruf annimmst, mache Dir bewusst, wie Du Dich am besten präsentierst – ein gutes Bewerbungsfoto allein reicht da eben nicht. Denn es gibt einiges zu beachten, damit Du das Telefonat erfolgreich schaffst. Unsere Checkliste hilft Dir dabei.
Was ist ein Telefoninterview?
Ein Telefoninterview ist meist eine Zwischenstufe in einem Bewerbungsverfahren und kann sowohl bei der Bewerbung für ein Praktikum als auch für eine Teil- oder Vollzeitstelle zum Einsatz kommen. Nach der Sichtung der Mappen trifft ein Unternehmen eine Auswahl an potentiellen Kandidaten. Um die weiter einzuschränken, hilft ein erstes Gespräch am Telefon. Dazu wird ein fester Termin für einen Telefonanruf mit einigen Bewerbern vereinbart.
Dann wird im Gespräch überprüft, wer wirklich die Anforderungen für die Stelle erfüllt und sich dafür eignet. Erst wenn Du diese Hürde meisterst, wirst Du anschließend zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Daher solltest Du das Interview genauso ernst nehmen wie ein richtiges Treffen. Dabei hilft eine entsprechende Vorbereitung. Um jedoch erst einmal zum Telefoninterview eingeladen zu werden, sollten Deine Bewerbungsunterlagen makellos sein. Um dies zu gewährleisten, empfiehlt sich eine professionelle Korrektur Deiner Bewerbung. Dass ein Bewerbungsvideo jegliche Bewerbungsunterlagen ersetzt, ist übrigens ein Irrglaube.
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Warum ein Telefoninterview?
Mit einem Telefoninterview können sich Unternehmen in wenigen Minuten ein Bild von jedem Bewerber machen und müssen nicht alle einladen (siehe Career Service der Universität Zürich). Dadurch sparen sie Zeit und Kosten. Besonders bei Stellen, bei denen die Kommunikationsfähigkeit und ein sozialer Charakter gefragt ist, kann dies bei einem Telefoninterview überprüft werden. Daher ist es zum Beispiel bei Ausschreibungen im Marketing oder Vertrieb besonders beliebt.
Auch Headhunter und Personalagenturen, denen man unter anderem auf einer Karrieremesse begegnen kann, nutzen diese Methode im Bewerbungsverfahren, um Unternehmen dann eine möglichst passgenaue Auswahl zu präsentieren (Mangelsdorf 2015: 109). Wer sich außerdem auf Stellen im Ausland bewirbt, sollte sich auf ein Telefoninterview einstellen. Denn gerade dann will ein Unternehmen nicht, dass man für ein Gespräch extra eine lange Reise antritt (Hofert/Bock 2012: 79). Eine korrekte Formatierung Deiner Bewerbung erhöht übrigens die Chance, dass Unternehmen an Dir interessiert sind.
Vorbereitung auf ein Telefoninterview
Eine gründliche Vorbereitung ist beim Telefoninterview schon die halbe Miete. Gehe dabei genauso vor wie bei einem Vorstellungsgespräch auch. Dafür solltest Du unter anderem die wichtigsten Informationen zum Unternehmen im Vornhinein recherchieren (Mangelsdorf 2015: 110). Die findest Du in der Regel auf der Homepage. Dort wird meist auch ein Organigramm veröffentlicht über das Du erfährst, wie die Abteilungen aufgebaut sind. Manche Unternehmen geben etwaige Informationen auch im Zuge der Online-Bewerbung bekannt.
Zwar hast Du im Gegensatz zu einem Vorstellungsgespräch den Vorteil, dass Du im Notfall schnell auf Dein Bewerbungsschreiben oder Deine Notizen gucken kannst. Dennoch halte die wichtigsten Fakten im Kopf parat und übe Deine Antworten auf gängige Fragen.
Weitere Tipps dazu, was Du bei der Vorbereitung beachten und für das Telefonat bereitlegen solltest, gibt die Hochschule München in ihren Bewerbungstipps.
Abb. 1: Vorbereitung auf das Telefoninterview, Quelle: Hochschule München
Manchmal bieten die Career Center auch eigene Seminare zum Thema an, in denen Du lernst, worauf es ankommt, zum Beispiel an der Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg oder an der Universität Duisburg-Essen. Dabei kannst Du dann eine ähnliche Situation bereits einmal durchspielen und bekommst Tipps von einem erfahrenen Dozenten – nicht zuletzt auch zum Deckblatt einer Bewerbung.
Ablauf eines telefonischen Erstgesprächs
Ein Telefoninterview fällt in der Regel kürzer aus als ein Vorstellungsgespräch. Das Telefonat kann zwischen 15 und 45 Minuten dauern (Zuchowski 2011: 142). Nimm Dir dennoch ausreichend Zeit dafür und plane nicht gleich den nächsten anschließenden Termin.
Beim Annehmen des Anrufs melde Dich mit Deinem vollständigen Namen und nicht mit einem kurzen „Ja“, auch wenn Du weißt, wer anruft. Anschließend geht der Anrufer aus der Personalabteilung einen vorbereiteten Leitfaden mit Fragen durch. Im zeitlichen Rahmen sind das meist fünf bis zehn Fragen, die er Dir stellt (Knoblauch/Kurz 2009: 93). Daher schweife nicht ab oder antworte zu umfangreich.
Abschließend bleiben meist noch ein paar Minuten, um eigene Fragen zu stellen. Dann folgt die Verabschiedung. Der Gesprächspartner bitte Dich darum, noch weitere Unterlagen einzureichen? Dann suche diese gleich danach heraus und schicke sie ihm anstatt mehrere Tage vergehen zu lassen.
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Selbstpräsentation im Telefoninterview
Auch wenn man Dich nicht im Telefoninterview sehen kann, kannst Du dennoch Professionalität dabei ausstrahlen oder eben nicht. Vieles nimmt der Gesprächspartner allein anhand Deiner Stimme und Deiner Antworten wahr. Daher solltest Du Dir im Vorfeld genaue Gedanken darüber machen, wie Du Dich präsentieren willst.
Das fängt bei Deiner Kleidung an. Zwar merkt es der Gegenüber nicht, wenn Du noch immer Deine Jogginghose trägst. Aber es ist besser, wenn Du dennoch für das Telefonat ordentliche Kleidung anziehst, zum Beispiel einen Anzug mit Hemd oder ein Kleid. Denn dadurch fühlst Du Dich entsprechend anders und nimmst automatisch eine Körperhaltung ein, die für ein professionelles Auftreten steht (Hofert/Bock 2012: 81).
Weil Du selbst Deinen Gesprächspartner nicht siehst, fällt es Dir vielleicht schwerer konzentriert zu bleiben. Auch kannst Du die Reaktionen nicht wirklich einordnen, weil Du seine Mimik und seine Körpersprache nicht wahrnehmen kannst. Daher ist es besonders wichtig, aufmerksam zuzuhören und sich nicht ablenken zu lassen, um kein ausschlaggebendes Detail zu verpassen (Mangelsdorf 2015: 111).
Sympathie durch einfache Formulierungen
Besonders störend sind Nebengeräusche beim Telefoninterview. Denn das vermittelt dem Anrufer, dass Du unvorbereitet und ein nicht ernstzunehmender Bewerber bist. Daher ziehe Dich für das Telefoninterview in einen ruhigen Raum zurück und telefoniere nicht von unterwegs aus. Gib auch Deinen Mitbewohnern Bescheid. So platzt keiner plötzlich ins Gespräch.
Du solltest Dir allerdings auch dessen bewusst sein, dass einige Personaler auch Social Media im Bewerbungsprozess nutzen, um die Selbstpräsentation ihrer Bewerber zu checken.
Weiterhin solltest Du Dich gerade im Telefoninterview besonders freundlich und sympathisch präsentieren. Das gelingt mit einigen, einfachen Formulierungen im Gespräch. Folgende Punkte sorgen laut der Universität Regensburg für ein angenehmes Gespräch:
- Sprich den Personaler im Telefoninterview mit Namen an
- Auch ein Lächeln kann man über das Telefon wahrnehmen
- Bedanke dich zu Beginn für die Einladung zum Telefoninterview und am Ende z.B. für das „aufschlussreiche“ Gespräch
Abb. 2: Selbstreflexion im Bewerbungsprozess, Quelle: Universität Regensburg
Telefoninterview Fragen
Oftmals ähneln sich die Fragen bei einem Telefoninterview und einem Vorstellungsgespräch. Dabei geht der Gesprächspartner in der Regel einen vorbereiteten Fragenkatalog durch. Dabei will er von Dir besonders etwas zu Deinen fachlichen Qualifikationen wissen und gleicht diese mit dem Profil für die Stelle ab (Knoblauch/Kurz 2009: 93).
Beispielsweise musst Du dann beantworten, welche Erfahrungen Du mitbringst oder wie es mit Deinen Fremdsprachenkenntnissen aussieht. Halte dafür unbedingt Deinen Lebenslauf bereit, um die wichtigsten Eckdaten sofort parat zu haben. Einen Überblick an häufigen Fragen findest Du auf der Homepage der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.
Dagegen sind persönliche Fragen eher dem richtigen Vorstellungsgespräch vorbehalten. Denn dann kann man anhand von Körperhaltung und Mimik genauer deuten, was Dich wirklich für die Stelle motiviert (Uhrheimer 2018: 69).
Ein weiterer Knackpunkt im Telefoninterview ist die Frage nach der Gehaltsvorstellung. Auch die wird nämlich häufig schon zu diesem Punkt des Bewerbungsverfahren gestellt. Informiere Dich daher im Vorfeld über die branchenüblichen Bezahlungen, um nicht über das Ziel hinauszuschießen und ein unrealistisches Angebot zu unterbreiten.
Unser Tipp
Überlege Dir im Vorfeld selbst Fragen, die Du im Gespräch stellst. Denn dafür kalkulieren die meisten Personaler am Schluss des Anrufs etwas Zeit ein. So vermeidest Du dann unangenehme Pausen.
Checkliste: Do‘s und Don‘ts im Telefoninterview
Tabelle 1: Diese Do‘s & Don‘ts solltest Du beachten beziehungsweise unbedingt vermeiden
| Situation | Do‘s | Don‘ts |
| Nach der Vereinbarung des Termins für das Telefoninterview | Für eine gute Vorbereitung hole Dir Informationen zum Unternehmen sowie der Stelle ein und übe Antworten ein. | Google auf den letzten Drücker, wenn das Telefon klingelt, wofür das Unternehmen steht und wen es genau sucht. |
| Am Morgen davor | Drucke Dir die Bewerbungsunterlagen aus, lege Dir passende Kleidung bereit und mache Dich so zurecht wie für ein richtiges Vorstellungsgespräch. | Lass den Pyjama oder die Jogginghose einfach an. Sieht ja eh keiner! |
| Zehn Minuten vor dem Gespräch | Lege Dir alle wichtigen Ausdrucke sowie einen Notizblock und einen Stift bereit. Schalte das Radio aus und Dein Handy auf lautlos! Achte darauf, dass Dich auch sonst nichts vom Telefoninterview ablenken kann. | Schiebe noch eine kurze Joggingroute ein und gehe völlig außer Atem und unvorbereitet ans Telefon. |
| Während des Gesprächs | Nutze die Zeit, um von Dir und Deinen Qualifikationen zu überzeugen. Formuliere Deine Antworten kurz aber auf den Punkt. Du bleibst dabei immer ruhig und konzentriert. | Du suchst stammelnd nach den richtigen Antworten und schweifst vom Thema ab. Außerdem schiebst Du Dir dabei noch einen Kaugummi rein und tippst mit lautem Klackern auf dem Laptop. |
| Zur Verabschiedung | Bedanke Dich für das Gespräch und sprich denjenigen mit seinem Namen noch einmal persönlich an. | Würg den Anrufer schnell ab! Wenn er noch etwas will, wird er sich schon wieder melden. Schließlich musst Du weiter zu Deiner nächsten Verabredung. |
So punktet man im Telefoninterview
Auch wenn Du bei einem Telefonat nicht mit einem gutsitzenden Anzug oder einem strahlenden Lächeln punkten kannst, hast Du andere Möglichkeiten, von Dir zu überzeugen. Inhaltlich kannst Du Dich durch eine gründliche Vorbereitung von den anderen Bewerbern abheben. Statt um den heißen Brei herumzureden, überlege Dir genau, wie Du möglichst kurz, prägnant und zielgerichtet auf eine Frage antwortest.
Ein weiterer überzeugender Faktor ist Deine Stimme. Denn aus ihrem Klang lässt sich einiges heraushören: Zum Beispiel, ob Du gelangweilt, aufgeregt oder unsicher bist. Daher versuche ruhig durchzuatmen und während des Sprechens ein Lächeln aufzusetzen. Dadurch wirkst Du automatisch freundlicher und aufmerksamer (Mangelsdorf 2015: 112).
Außerdem vermeide Floskeln und Standardformulierungen im Gespräch, wie zum Beispiel, dass Du Dich auf eine neue Herausforderung freust. Erkläre besser in eigenen, persönlichen Worten, was Deine Motivation für die Stelle ist (Zuchowski 2011: 147).
Mit der richtigen Vorbereitung überzeugst Du im Telefoninterview, sodass Du zum Vorstellungsgespräch eingeladen wirst. Daher solltest Du das Telefonat genauso ernst nehmen wie ein direktes Aufeinandertreffen mit dem Personalverantwortlichen. Im Vorfeld hast Du die Möglichkeit, Dir passende Antworten zu überlegen. Außerdem kannst Du einiges machen, damit Du am Hörer sympathisch und professionell klingst.
FAQs zum Telefoninterview
Wie läuft ein Telefoninterview ab, wenn ich mich im Ausland bewerbe?
Im englischsprachigen Raum ist Small Talk im Gegensatz zu Deutschland sehr beliebt. Das gilt auch für den Einstieg in ein Telefongespräch. Daher bereite Dich darauf vor, dass Du erst einmal nach etwas Harmlosen wie dem Wetter gefragt wirst (Hofert/Bock 2012: 82).
Das Unternehmen startet das Telefoninterview unangekündigt, was nun?
Für das Telefonat wird in der Regel ein fester Termin vereinbart. Wirst Du dennoch mit einem plötzlichen Anruf überrascht, reagiere professionell. Fühlst Du Dich überrumpelt, bitte um einen weiteren Termin zu einem späteren Zeitpunkt.
Festnetz oder Handy – welche Nummer eignet sich für das Telefoninterview?
Akku leer, Hintergrundrauschen, schlechte Verbindung – ein Telefonat über das Mobiltelefon kann so seine Schwächen haben. Das Festnetz ist daher die bessere Alternative, weil es eine sichere Verbindung garantiert.
Was mache ich, wenn die Verbindung beim Telefoninterview plötzlich abbricht?
Auch in einer solchen Situation, bleibe cool und professionell! Versuche sofort zurückzurufen und entschuldige Dich kurz für den Verbindungsabbruch, bevor ihr das Gespräch fortführt. Das zeigt dem Personaler auch, Das Du mit Stress gut umgehen kannst.
Welche Körperhaltung sollte ich beim Telefoninterview einnehmen?
Du wirkst dynamischer und Deine Stimme heller, wenn Du Dich beim Telefoninterview etwas bewegst. Stehe daher auf und gehe auch einmal ein paar Schritte. Dabei bleibe aber immer in der Nähe Deiner Unterlagen, falls Du etwas nachsehen musst.
Wie reagiere ich, wenn ich im Telefoninterview unterbrochen werde?
Der Personaler hat einen festen Zeitrahmen und einen genauen Leitfaden. Merkt er, dass die Zeit nicht für alle Fragen ausreicht, unterbricht er Dich vielleicht. Dann geht er zum nächsten Punkt über. Lass Dich davon nicht aus dem Konzept bringen. Das muss nicht ausschlaggebend für Deine Bewertung sein.
Literatur
Hofert, Svenja/Bock, Nicola (2012): 30 Minuten Bewerben auf Englisch, 2. Aufl., Offenbach.
Knoblauch, Jörg/Kurz, Jürgen (2009): Die besten Mitarbeiter finden und halten. Die ABC-Strategie nutzen, 2. Aufl., Frankfurt/New York.
Mangelsdorf, Martina (2015): Warum sollte ich für Sie arbeiten? Die besseren Rezepte fürs Jobinterview, Frankfurt am Main.
Uhrheimer, Claudia (2018): Telefoninterviews zur Personalrekrutierung. Kandidaten schneller finden und auswählen, 3. Aufl., Tübingen.
Zuchowksi, Elke (2011): Überzeugen Sie Jetzt! So meistern Sie Ihr Bewerbungsgespräch, Frankfurt/New York.
