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Online-Bewerbung | So meisterst Du Online-Formulare

Veröffentlicht am . Zuletzt geändert am .
Online Bewerbung Tipps


04 Okt Online-Bewerbung | So meisterst Du Online-Formulare

Online-Bewerbung erwünscht und Du weißt nicht genau, was das ist und wie es abläuft? Dann bist Du hier genau richtig! Denn wir erklären Dir, was eine Online-Bewerbung ist und worauf Du dabei achten musst. Unsere praktischen Checklisten sorgen dafür, dass Du schon bald zu einem Telefoninterview oder einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst. Und wenn Du noch Fragen hast, helfen Dir unsere FAQs weiter.

Was ist eine Online-Bewerbung?

Online-Bewerbung ist der neue Standard im Bewerbungsverfahren, den Du auf jeden Fall kennen solltest. Unternehmen, aber auch Universitäten setzen diese Form immer öfter ein, um wertvolle Zeit und zudem Geld zu sparen. Für Dich haben Bewerbungen über das Internet ebenfalls viele Vorteile. So kannst Du nicht nur Material- und Versandkosten sparen, sondern Deiner Bewerbung beispielsweise auch Links oder Videos beifügen. Trotzdem brauchst Du auch bei einer Online-Bewerbung Unterlagen, die ausgedruckt werden können, wie beispielsweise das Deckblatt Deiner Bewerbung, Deinen Lebenslauf und Dein Bewerbungsschreiben (vgl. Hesse/Schrader, 2014). Mit einer Korrektur Deiner Bewerbung hast Du übrigens gleich viel bessere Chancen!

Die wichtigsten Arten sind übrigens die Bewerbung per E-Mail oder die Bewerbung über ein Online-Formular. Beide Varianten stellen wir Dir im Folgenden kurz vor und erklären, worauf Du achten musst, damit es mit Deinem Traumjob oder dem Wunsch-Studienplatz klappt! Das Bewerbungsvideo scheint sich übrigens auch allmählich zu etablieren.

Online-Bewerbung - Wegweiser

Abb. 1: Online-Bewerbung – Wegweiser der Goethe-Universität Frankfurt

Bewerbung per E-Mail

Viele Unternehmen möchten heute Deine Bewerbung für ein Praktikum oder einen Job per E-Mail erhalten. Diese Bewerbung ähnelt dabei der klassischen Bewerbung per Mappe am meisten (vgl. Bloss/Peksen, 2018). Allerdings fügst Du hier Deine Unterlagen als Anhang, am besten als PDF-Datei (vgl. Sprick, 2018), einer E-Mail bei und versendest sie elektronisch. Demzufolge hat der Adressat Deiner Bewerbung schnell einen Überblick über alle Daten und kann die Unterlagen problemlos weiterleiten. Besonders übersichtlich ist Deine Bewerbung übrigens mit einer professionellen Formatierung.

Bewerbung über ein Online-Formular

Die Bewerbung über ein Online-Formular ist sowohl bei größeren Firmen als auch bei Universitäten wie beispielsweise an der RWTH Aachen der normale Bewerbungsweg. Du findest den Link daher meistens direkt im Jobangebot oder auf der Webseite. So kannst Du dann das Online-Formular aufrufen, das Du schrittweise und Feld für Feld ausfüllen musst. Oft ist es hier möglich, Dateien hochzuladen wie beispielsweise Dein Motivationsschreiben oder Deinen Lebenslauf samt Bewerbungsfoto.

Online-Bewerbung Hilfe

Abb. 2: Das Karlsruher Institut für Technologie hilft bei der Online-Bewerbung 

Was gehört in die Online-Bewerbung per E-Mail?

Hast Du eine seriöse E-Mail-Adresse? Das solltest Du als erstes checken, wenn Du Dich online bewerben möchtest. Also verabschiede Dich von ‚hotbunny44@gmx‘ und richte Dir einen passenderen Account ein! Das solltest Du übrigens auch beherzigen, wenn Du die eine oder andere Karrieremesse besuchst und beabsichtigst, Kontakte zu knüpfen. Achte auch darauf, dass Du die E-Mail-Adresse des Empfängers richtig schreibst – ansonsten wartest Du vergebens auf eine Antwort.

In den Betreff Deiner E-Mail schreibst Du die genaue Stellenbeschreibung und nennst auch, falls angegeben, eine Referenznummer oder das Jobportal, über das Du die Ausschreibung gefunden hast.

Grundsätzlich solltest Du in der E-Mail Deinen Ansprechpartner mit ‚Sie‘ ansprechen. Eine Ausnahme ist, wenn Du schon selbst in der Stellenanzeige geduzt wurdest oder Du weißt, dass es sich um ein junges Unternehmen handelt. Besser gesagt, dann darfst Du auch duzen oder die Anrede ‚liebes Team‘, verbunden mit dem Unternehmensnamen gebrauchen (vgl. Bewerbungscoach, 2018)

Die E-Mail selbst kannst Du kurzhalten, weil alle wesentlichen Informationen zu Dir in der PDF-Datei stecken, die Du als Anhang beifügst. Aber achte auf einen professionellen Ausdruck, Rechtschreibung und Kommasetzung! Es kann sich schnell rächen, wenn Du hier nicht genau hinschaust und sich Fehler einschleichen (vgl. Müller-Thurau, 2018). Ein zusätzlicher Tritt ins Fettnäpfchen können übrigens Deine Profile auf sozialen Medien nach sich ziehen, denn einige Unternehmen beanspruchen Social Media im Bewerbungsprozess. Falls Deine Gehaltsvorstellung gefordert wird, solltest Du diese natürlich auch angeben.

Gib Deiner PDF-Datei einen strukturierten Namen

Abschließend verabschiedest Du Dich am besten mit „Freundliche Grüße“ oder einer ähnlichen Grußformel. Unterhalb der Grußformel solltest Du außerdem Deine aktuellen Kontaktdaten mit Adresse und Telefonnummer (auf Zahlendreher checken!) angeben. Zuletzt kannst Du darunter die beigefügten Dokumente wie in einem Anlagenverzeichnis auflisten. Folglich kann der Empfänger direkt sehen, welche Unterlagen Du ihm in der PDF-Datei zur Verfügung stellst!

Wichtig ist es auch, dass Du Deiner PDF-Datei einen strukturieren Namen gibst, wie z. B. Bewerbung_Max_Mustermann.pdf. Genauso solltest Du die Größe der Datei checken, denn bei vielen Unternehmen ist die Größe der eingehenden Mails limitiert. Also sollte Deine Mail möglichst eine Größe von 5 MB nicht übersteigen!

Dein Job im Bereich Textservices

Dein Job im Bereich Statistik & Mathe

Checkliste: Online-Bewerbung per E-Mail

Wie Du inzwischen sicher gemerkt hast, ist die Bewerbung per E-Mail eine komplexe Angelegenheit! Damit Du kontrollieren kannst, ob Du an alle wichtigen Fakten gedacht hast, haben wir eine Checkliste für Dich konzipiert.

Tabelle 1: Checkliste für die Online-Bewerbung per E-Mail

Aufgabe Details/Datei ✔️
E-Mail-Adresse

-Eigene E-Mail-Adresse auf Professionalität checken

-Empfängeradresse auf Rechtschreibung prüfen

Betreffzeile Jobbeschreibung, ggfs. Referenznummer, Bezug auf Jobportal, Anzeige u. ä.
Anrede Grundsätzlich ‚Sie-Form‘, nur wenn Du in der Anzeige geduzt wirst, dann ‚Du-Form‘
Textteil

-Kurzes, aber freundliches Anschreiben und auf die Anlagen verweisen

-Rechtschreibung und Kommasetzung kontrollieren

Grußformel

-Abschluss mit ‚Freundliche Grüße‘ o. ä.

-Darunter Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer) angeben

Anlagenverzeichnis Unterhalb der Grußformel kannst Du in einem Anlagenverzeichnis die beigefügten Dokumente auflisten
PDF-Datei

-Alle Unterlagen auf Vollständigkeit checken und dann in der Reihenfolge. Anschreiben, Deckblatt (samt ggf. Bewerbungsfoto), Lebenslauf, Zeugnisse zu einer PDF-Datei zusammenfassen

-Strukturierten Dateinamen vergeben

-Dateigröße kontrollieren (möglichst kleiner als 5 MB)

Worauf muss man beim Bewerben über das Online-Formular achten?

Bevor Du mit dem Ausfüllen des Online-Formulars loslegst, solltest Du Dich richtig vorbereiten! Wie bei jeder anderen Bewerbung auch, kannst Du davon ausgehen, dass Dein Lebenslauf und Deine Zeugnisse gefragt sind. Also kontrolliere, ob Du die aktuellen Dateien oder den Lebenslauf vielleicht auch ausgedruckt zur Hand hast. Je nachdem werden nämlich auch Stationen des Lebensweges wie z. B. Einschulung abgefragt und das Datum kennst Du sicherlich nicht auswendig!

Eigentlich klar, aber doch nötig zu erwähnen: bei einem Online-Formular für Deine Bewerbung solltest Du alle Felder ausfüllen! Wenn Du Felder offenlässt, kann es sein, dass die Bewerbung für Dich schon zu Ende ist. Einige Unternehmen, aber auch Universitäten wie z. B. die Universität Hamburg bieten spezielle Anleitungen für ihre Online-Formulare auf den jeweiligen Internetseiten.

Viele Online-Formulare haben auch Freitext-Felder, in denen Du beispielsweise Deine Motivation beschreiben sollst – so z. B. bei einer Online-Bewerbung für die universitären Austauschprogramme der Universität Mannheim. In einem solchen Fall kannst Du Textbausteine aus Deinem Anschreiben verwenden, aber natürlich nur, wenn Du dieses nicht auch noch hochladen musst.

Unser Tipp

Damit Du später genauso wie im Vorstellungsgespräch noch weißt, was Du „damals“ im Online-Formular eingetragen hat, ist es sinnvoll, Screenshots von den ausgefüllten Seiten zu machen.

Checkliste: Online-Bewerbung über ein Formular

Auch bei der Bewerbung über ein Online-Formular musst Du dabei an viele wichtige Fakten denken! Deshalb haben wir zu Deiner Unterstützung im Bewerbungsprozess eine Checkliste erarbeitet.

Tabelle 2: Checkliste: Online-Bewerbung über ein Formular

Aufgabe Details/Datei ✔️
E-Mail-Adresse Eigene E-Mail-Adresse auf Professionalität checken
Freitext-Felder Hier kannst Du oft Passagen aus dem Motivationsschreiben verwenden. Dabei immer auf Rechtschreibung und Kommasetzung achten!
PDF-Datei

-Alle Unterlagen in der geforderten Reihenfolge hochladen: Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf, Zeugnisse

-Je nach Wunsch in einer Datei oder in mehreren Dateien

-Dann strukturierte Dateinamen vergeben, die den Inhalt erkennen lassen

-Abschließend Dateigröße kontrollieren, Vorgaben beachten! (oft nur 1 MB je Datei)

Endkontrolle Zum Abschluss alle ausgefüllten Felder kontrollieren und auf jeden Fall Screenshots anfertigen

Wenn Du diese Hinweise beachtest und mit den Checklisten den Ablauf Deiner Online-Bewerbung kontrollierst, hast Du die erste wichtige Hürde auf dem Weg zum Traumjob oder zum Wunsch-Studienplatz genommen. Jetzt kannst Du zunächst nur abwarten und hoffen, dass Deine professionellen Bewerbungsunterlagen den Empfänger überzeugen. Kurzum, wir wünschen Dir viel Erfolg bei Deiner Online-Bewerbung!

FAQs zur Online-Bewerbung

Muss ich bei einer Online-Bewerbung auch etwas per Post einsenden?

Doppeltes Bewerben ist nicht hilfreich! Auf jeden Fall werden alle Dokumente online als Datei eingereicht. Insofern brauchst Du nicht zusätzlich noch eine Bewerbung in Papierform abgeben.

Woher weiß ich, ob meine Online-Bewerbung vollständig ist?

Diese Frage wirst Du Dir in der Regel selbst beantworten müssen! Sofern Du alle Felder ausgefüllt hast und die benötigten Dokumente hochgeladen hast, ist alles richtig gelaufen. Auch wenn die PDF-Datei im Anhang Deiner E-Mail alle Informationen enthält, brauchst Du Dir keine Sorgen machen!

Was mache ich, wenn ich das Formular der Online-Bewerbung nicht verstehe?

Du kannst die zuständige Personalabteilung telefonisch oder per Mail kontaktieren. Dann fasse Dich aber kurz und stelle konkret Deine Frage! Langes Herumreden und Gefrage fördert an dieser Stelle Deine Bewerbung nicht!

Kann ich nachträglich noch etwas an meiner Online-Bewerbung ändern?

Wenn Du Dich über ein Online-Formular beworben hast, kannst Du zumeist noch etwas an Deinen Daten ändern. Eine zweite E-Mail mit anderen Daten hinterherschicken, macht auf jeden Fall keinen guten Eindruck! Je weiter Deine Bewerbung im Prozess fortgeschritten ist, desto schwieriger werden Änderungen. Aber: fragen kostet nix – kontaktiere den Ansprechpartner und erkundige Dich!

Wie erfahre ich, ob meine Online-Bewerbung angekommen ist?

Normalerweise erhältst Du kurz nach Deiner Bewerbung über ein Online-Formular eine maschinell erstellte Bestätigung. Auch auf Deine Bewerbung per E-Mail erhältst Du meistens eine Eingangsbestätigung. Denke daran auch Deinen SPAM-Ordner zu kontrollieren, denn manchmal landen die Antworten dort.

Wann erfahre ich, ob meine Online-Bewerbung erfolgreich war?

Die Bearbeitungszeit Deiner Bewerbung hängt von dem jeweiligen Unternehmen bzw. Universität ab. Häufig findest Du übrigens Angaben zur Dauer auf den entsprechenden Internetseiten. Du kannst aber auf jeden Fall davon ausgehen, dass es normalerweise länger als zwei Wochen dauert, ehe Du etwas hörst!

Literatur

Michael Bloss, Christian Peksen (2018): Los geht’s – Mein Berufseinstieg, o. O.

Der Bewerbungscoach (2018): Ein Personalchef packt aus: worauf es bei Bewerbung, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch wirklich ankommt: Der vollständige Bewerbungsratgeber mit den besten Vorlagen für die perfekte Bewerbung, o. O.

Jürgen Hesse, Hans Christian Schrader (2014): Training Online-Bewerbung, Berlin

Claus Peter Müller-Thurau (2018): Bewerbungstipps und -tricks, Insider Know-how eines Personalprofis, 2. Auflage, Freiburg – München – Stuttgart

Alexander Sprick (2018): Richtig online bewerben 2018: Mit Know-how und kostenlosen Tools zur überzeugenden Online-Bewerbung, 3. Auflage, Rinteln

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